5 dicas para não errar mais no preenchimento da ECF

5 dicas para não errar mais no preenchimento da  ECF

O mundo contábil tem muitas siglas e, com isso, é normal que até o profissional mais capacitado se sinta confuso.

Quase que sempre confundido com a ECD (Escrituração Contábil digital), a Escrituração contábil Fiscal ECF, surgiu junto com o SPED (Sistema Público de escrituração Digital). Que tem como objetivo adiantar informações fiscais sobre sua empresa ao fisco, melhorando a eficiência do processo.

Como já sabemos, a qualidade das fiscalizações tem melhorado muito, por isso, mesmo que um pequeno erro na hora de efetuar suas declarações pode acarretar em multas muito pesadas para o contribuinte.

 

Contudo, devemos concordar que preencher e entregar uma ECF não é uma tarefa fácil. Em 2015, por exemplo, 58%dos livros digitais entregues ao governo foram rejeitados por conterem erros em sua elaboração.

Neste artigo, estão listados os cinco principais deslizes que os profissionais da área cometeram em 2017 — assim, você pode ficar tranquilo tendo a certeza de que não irá errar de novo no ano que vem.

 

1) Acúmulo de lançamentos fiscais

É essencial fazer o lançamento de documentos fiscais e outros eventos contábeis importantes no exato momento em que eles ocorrem, em vez de acumular todas essas informações para lançá-las apenas no fim do mês. Com isso, você reduz drasticamente a chance de “se esquecer” de algo na hora de compor o livro digital da ECF.

A chave para ter sucesso neste quesito é adotar a automatização da equipe contábil ou do escritório contábil responsável pela empresa — ou seja, de preferência, utilize softwares e aplicativos que lhe ajudem a fazer tais lançamentos e facilitem a recuperação de dados.

 

2) Falta de auditorias internas

A sugestão é fazer uma auditoria interna na empresa, como um “treino ” para a “prova final” que é o envio das informações à Receita Federal. Você pode simular quais dados serão requisitados pelo Ministério da Fazenda, certificando-se de que os registros financeiros estão sendo realizados de forma adequada.

Essa prática costuma ser relativamente rara, mas possui grande utilidade na hora de realizar o preenchimento da ECF — vale lembrar que o livro possui 14 blocos e cada um deles conta com dezenas de dados a serem informados. Ou seja, garantir ao máximo que as informações estejam corretas e disponíveis, ajudará muito no trabalho do escritório. Aqui vale a máxima: “treino fácil, prova difícil. Treino difícil, prova fácil”.

 

3) Dispensa de recursos tecnológicos

Empresas que ainda se atém a cópias em papel de documentos que hoje são eletrônicos têm mais chances de cometerem erros na hora de entregar a ECF, que é entregue digitalmente.

É preciso modernizar sua estrutura e abraçar a automatização da sua equipe contábil ou do escritório contábil responsável pela empresa, adotando soluções tecnológicas que lhe garantam maior confiabilidade na hora de fazer registros e resgatar documentos fiscais.

Da mesma forma, também é válido incentivar o cliente a usar uma solução para a gestão de documentos fiscais. que possa proporcionar maior organização para ambas as partes. Uma ferramenta que lhe permita acessar NFes online, por exemplo, é de grande valia para organizar sua contabilidade.

Acessando os XMLs das NFes pela solução, o fechamento do mês acontece em poucos cliques e as notas podem ser buscadas por qualquer tipo de informação que você tenha (seja data, valor, fornecedor, produto, etc).

 

4) Falta de integração entre as equipes

Caso o contribuinte tenha contratado um escritório contábil para gerir sua saúde fiscal, isso não significa que tudo precisa ficar na mão dos profissionais desse seu escritório!

Integrando toda a equipe e todos os setores da companhia, fica mais fácil criar um trabalho sistematizado e estratégico para controlar as finanças corporativas.

É importante estar ciente de que todos os gestores podem e devem ser responsáveis também pela coleta e manipulação de notas, contratos, recibos e outros documentos fiscais. Disseminar a cultura da responsabilidade fiscal por toda a empresa é se preocupar com a longevidade do negócio!

Como foi dito anteriormente, ter como aliada uma solução tecnológica que lhe permita acessar NFes online e recuperar os XML das notas emitidas contra o CNPJ de seus clientes torna seu trabalho muito mais organizado e menos propício a erros. Desse jeito, elimina-se a necessidade de cobrar e correr atrás manualmente daquela nota fiscal que simplesmente desapareceu sem deixar rastros, por exemplo.

 

5) Plano de contas não-parametrizado

O plano de contas da empresa está realmente organizado? Pois saiba que esse “detalhe” é de suma importância para evitar confusões na hora de transmitir informações e documentos fiscais ao Fisco.

É essencial mapear os dados fiscais mais importantes que são requisitados na ECF, e, para isso, a própria Receita Federal oferece um Plano Referencial que você pode utilizar para realizar tal mapeamento.

Novamente, a tecnologia tem um papel importante neste quesito — com a automatização da contabilidade, fica mais fácil obter relatórios fiscais completos com um simples clique. Isso ajuda muito na hora de fazer o cruzamento de dados para confirmar se a escrituração passa no “teste interno” de seu cliente antes de encarar o Leão.



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